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El Gobierno nacional estableció a través del Decreto 176 de 2021, las reglas que aplicarán a las reuniones de asambleas o juntas de socios de las personas jurídicas para los ejercicios contables pendientes del año 2019 y el 2020. Por lo anterior, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 100-000001 del 2 de marzo de 2021 mediante la cual imparte unas instrucciones que deberán ser tenidas en cuenta por parte de sus sociedades supervisadas.

"Dada la importancia de las reuniones ordinarias del máximo órgano social, el Gobierno nacional estableció esta reglamentación que busca dar claridad sobre las fechas y la forma en que se podrán llevar a cabo las asambleas de las sociedades pendientes del ejercicio contable de 2019 y las del 2020. El Decreto busca normalizar la rendición de cuentas por parte de los administradores a las asambleas o juntas de socios, asegurando así el adecuado funcionamiento de las sociedades, el ejercicio de los derechos de los asociados y la reactivación económica segura de las empresas, por lo que la Circular emitida por la Superintendencia de Sociedades recuerda a los administradores las diferentes opciones para realizar las asambleas y lo que deberán tener en cuenta respecto a las restricciones de movilidad, la prohibición de aglomeraciones y las medidas de bioseguridad aplicables", señaló el Superintendente de Sociedades, Juan Pablo Liévano Vegalara.

Reuniones pendientes del ejercicio 2019
El plazo máximo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social, correspondientes al cierre del ejercicio contable de 2019, que aún no se hayan podido realizar, es el 31 de marzo de 2021. La norma establece que si para esta fecha, la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primero de abril, a las 10:00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

En este punto, es importante destacar que la realización de las asambleas de cierre del ejercicio contable de 2019 deja de estar atada a la vigencia de la emergencia sanitaria y el Decreto establece el 31 de marzo de 2021 como fecha límite para su realización.

Reuniones del Ejercicio 2020
Las reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio de 2020 se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas establecidas por el Código de Comercio, como ha sido habitual. Por lo anterior, el Decreto unifica los plazos para la realización de reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019, con las correspondientes al ejercicio 2020, estableciendo como fecha límite el 31 de marzo de 2021.

En ambos casos, las sociedades podrán escoger si la reunión ordinaria será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberán tener en cuenta las disposiciones del Decreto 398 de 2020, que fija los parámetros del quórum para reuniones no presenciales o mixtas.

Adicionalmente, según el tipo de reunión, las sociedades deberán cumplir con las normas y medidas sanitarias de bioseguridad, las restricciones de aforo y de movilidad, dispuestas por las autoridades nacionales o locales. Igualmente, se establece que cada asociado es responsable de contar con los medios necesarios para participar en la reunión, en caso de que esta sea virtual.

Otros aspectos
Frente al derecho de inspección, los administradores deberán poner a disposición de los asociados la información exigida por la ley. Sin embargo, el Decreto habilita la posibilidad de hacerlo mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos, siempre que estos salvaguarden la reserva de la información.

Es posible que en algunos casos se deban agotar en una misma reunión los temas de los ejercicios 2019 y 2020. En esos eventos, el Decreto advierte que el derecho de inspección se hará en un mismo periodo y que en la reunión se deberán agotar los temas del ejercicio 2019 antes de abordar los del ejercicio 2020.

Si las reuniones por derecho propio resultan afectadas por restricciones o medidas adoptadas por las autoridades para contender el Coronavirus COVID-19, cualquier asociado podrá solicitar ante la entidad competente, que se le ordene al administrador o revisor fiscal la convocatoria a una reunión del máximo órgano social. Esta solicitud deberá hacerse a más tardar dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de la reunión por derecho propio que no pudo realizarse.

La Superintendencia de Sociedades en la Circular Externa ya mencionada impartió algunas instrucciones sobre aspectos a tener en cuenta para que el desarrollo de la reunión, según la modalidad escogida para realizarla y en línea con lo establecido en la Circular Externa 100-000002 de 17 de marzo de 2020, la cual se mantiene vigente. Igualmente, se indicó que en caso de no poder realizarse la reunión ordinaria previamente convocada, esta se deberá convocar nuevamente, una vez se hayan superado los motivos que impidieron su desarrollo.

Para conocer la Circular 100-000001, haga clic aquí.

El Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, determina las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas que, en virtud de lo señalado en el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020, se reúnan durante el año 2021.

Para conocer el Decreto 176, haga clic aquí.

El Ministerio de Industria y Comercio emitió el Decreto 434 del 19 de marzo de 2020, por el cual se establecen plazos especiales para la renovación de la matrícula mercantil, el RUNEOL y los demás registros que integran el Registro Único Empresarial y Social RUES, así como para las reuniones ordinarias de las asambleas y demás cuerpos colegiados, para mitigar los efectos económicos del nuevo coronavirus COVID-19 en el territorio nacional.

Para conocer el Decreto 434, haga clic aquí.

La Superintendencia de Sociedades informó que, para el funcionamiento de las asambleas de accionistas y juntas directivas de los clubes con deportistas profesionales constituidos o convertidos en sociedades anónimas, deben aplicarse de manera preferente las disposiciones del Código de Comercio y la Ley 222 de 1995, más no el Decreto 1085 de 2015.

Al respecto el Superintendente de Sociedades Billy Escobar Pérez señala, “estamos ante un pronunciamiento relevante para el buen gobierno corporativo de esta clase de organizaciones, el cual debe basarse en unos órganos sociales que funcionen de manera óptima, garantizando los derechos de todos los accionistas y la transparencia en la información para los diferentes grupos de interés. A la vez, debe buscarse un marco regulatorio flexible que facilite el desarrollo empresarial en medio de un entorno cambiante y competitivo”.

Así mismo precisó: “El artículo 15 del Decreto Ley 1228 de 1995 indica que los clubes con deportistas profesionales constituidos o convertidos en sociedades anónimas “se regirán por el Código de Comercio, sin perjuicio de las normas de la Ley 181 de 1995, la estructura y régimen del deporte asociado.

Lo anterior, significa que todos los asuntos relacionados con el funcionamiento de la asamblea de accionistas y las juntas directivas, tales como los medios y los términos para realizar las convocatorias para las reuniones del máximo órgano social, los periodos de duración y los mecanismos de elección de los miembros de la junta directiva, deben ajustarse al Código de Comercio y demás normas que contienen el marco regulatorio para las sociedades anónimas, entre ellas, la Ley 222 de 1995.

Adicionalmente, deben observar todo lo relacionado con lo propio del régimen del deporte, como, por ejemplo, para el caso del fútbol, la designación de comisiones técnicas y de juzgamiento que responde a un análisis integral de las normas generales y especiales aplicables a los clubes con deportistas profesionales constituidos o convertidos en sociedades anónimas y al proceso de flexibilización del Derecho de Sociedades en Colombia”.

Al analizar el Decreto 1085 de 2015 en la parte relativa a la asamblea de los organismos deportivos, se observa con claridad que se dirige a entidades de naturaleza no societaria.

Es así como respecto a la conformación y funcionamiento de la asamblea de accionistas y de la junta directiva en los clubes de deportistas profesionales constituidos o convertidos en sociedades anónimas, existe un marco regulatorio especial, contenido en el Código de Comercio y en la Ley 222 de 1995, que debe aplicarse de manera preferente frente a lo dispuesto en esta materia por el Decreto 1085 de 2015.

Finalmente, la exclusión consagrada en el artículo 15 del Decreto Ley 1228 de 1995 respecto de la aplicación del Código de Comercio para los clubes con deportistas profesionales constituidos o convertidos en sociedades anónimas, se refiere solo a los temas propios del deporte, no a aquellos relacionados con el funcionamiento de asambleas de accionistas y juntas directivas.

En lo que respecta a aquellos asuntos deportivos que resultan de la competencia única y exclusiva del Ministerio del Deporte, habrá de estarse a las disposiciones y exigencias que se establezcan sobre el particular.